Construire un projet à l’état de l’art pour répondre aux attendus du CCCA-BTP et prévoir une gestion de projet rigoureuse pour en garantir son succès.
Pour assurer le succès de votre projet, chaque étape, du dépôt de votre dossier à la clôture de votre projet, doit être clairement définie et évaluée. Bien que chaque projet soit unique, une méthodologie rigoureuse vous permettra de garantir sa continuité. Suivre une méthodologie éprouvée permet donc de pallier tout oubli éventuel et de garantir un déroulement fluide de votre projet.
1. Être vigilant aux consignes émises par le CCCA-BTP dans le cahier des charges
Le CCCA-BTP évalue avec attention les dossiers reçus dans le cadre des AàP et AàC, il est donc important de réaliser une lecture attentive et rigoureuse du cahier des charges. Dans un premier temps, cette lecture permettra de vérifier votre éligibilité au dispositif et dans un second temps, d’identifier précisément les exigences attendues par le CCCA-BTP (critères de sélection du projet, pièces demandées, cadre de réponse attendu, …). Un modèle de dossier peut être téléchargé depuis la plateforme d’appels à projets pour vous appuyer dans la rédaction de votre dossier de réponse.
2. Vérifier l'éligibilité des dépenses lors de la définition de votre budget
Une dépense est dite éligible lorsqu’elle répond aux critères d’éligibilité et de recevabilité définis dans le cahier des charges du CCCA-BTP et qu’elle peut ainsi faire l’objet d’une prise en charge. Il est indispensable que vous en preniez connaissance afin de construire un budget réaliste et cohérent avec ce cahier des charges.
3. Définir un projet clair et réaliste
Afin de faciliter la réalisation et l’aboutissement de votre projet, il est essentiel de définir vos objectifs de façon précise et qui répondent aux attendus du cahier des charges. Pour assurer leur efficacité et leur pertinence, il est recommandé de les construire en suivant la méthode SMART, c'est-à-dire :
- Spécifiques : l’objectif doit indiquer
- Ce qui doit être accompli
- Pourquoi il doit l’être
- Les acteurs impliqués dans son accomplissement
- Où et comment obtenir les ressources nécessaires à son accomplissement
- Mesurables : l’objectif doit donner des indications sur la réussite du projet, il doit être une référence, un outil de mesure afin d’évaluer et quantifier la progression, l’avancement du projet.
- Acceptables : l’ensemble des acteurs externes et internes du projet doivent adhérer à ces objectifs. Ils doivent avoir du sens, être en accord avec la réalité de chacun tout en étant challengeant pour renforcer la motivation.
- Réalistes : ce caractère est particulièrement déterminant mais aussi difficile à juger. Un objectif doit être atteignable tout en étant suffisamment ambitieux afin de stimuler les équipes. Afin d’être le plus réaliste possible, une co-construction des objectifs avec les équipes peut être une bonne solution.
- Temporellement définis : il faut fixer un temps de réalisation par objectif afin d’augmenter la motivation des équipes et assurer le bon suivi du planning de votre projet.
4. Utiliser des outils de gestion de projet pour une meilleure organisation
Il existe énormément d’interfaces permettant de mettre en place des outils de gestion de projet, collaboration et management. Ces outils permettent notamment d’améliorer le partage d’information et de motiver les équipes en ayant par exemple des outils visuels de suivi d’actions et chantiers pour constater leurs avancements. De la même façon, des outils permettent de simplifier le calcul et le suivi des budgets, des plannings et le suivi des temps et donc de mieux gérer le déroulement du projet et ses imprévus.
Par exemple, Trello est un outil de gestion de projet visuel qui utilise des cartes et des tableaux pour organiser les tâches, faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe et suivre l'avancement de votre projet en temps réel.
5. Planifier et prioriser les différentes étapes pour un cadencement fluide des travaux
Il est nécessaire de concevoir un planning précis des différentes étapes et actions à entreprendre. Lister les ressources nécessaires et les responsables pour chaque action à mener vous permettra de prioriser et d’estimer la charge nécessaire. Afin de cadencer la vie du projet, incorporer des jalons clés dans ce planning est fondamental, non seulement pour rythmer la progression du projet, mais aussi pour aligner les étapes clés avec le calendrier de financement. Les modèles de dossier de projet et de planning prévisionnel créés par le CCCA-BTP peuvent être téléchargés depuis la plateforme appels à projets et vous permettront de concevoir ces différentes étapes et d’organiser leur réalisation.
6. Définir clairement les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet
Lors du lancement d’un projet il est nécessaire de définir clairement pour chaque acteur son rôle et ses responsabilités. Cette définition garantira la réalisation des différentes actions et facilitera la coopération. L’équipe d’un projet est déterminante, il est nécessaire de répartir les différents rôles et responsabilités en fonction des compétences des acteurs mais aussi en cohérence avec leurs disponibilités.
7. Intégrer la gestion des risques au suivi de l’avancement du projet
Il est important de mettre en place une gestion des risques tout au long du projet car ils évoluent en continu. Une matrice des risques est un outil d’identification des risques en estimant à la fois leur probabilité d'occurrence et leur niveau de gravité. Cette matrice peut être mise à jour et revue lors de réunion de suivi de l’équipe-projet. Cette gestion améliore la communication, la prise de décision et l’anticipation. Elle minimisera les retards dus à des imprévus et permettra d’assurer la réussite du projet.
8. Dédier une attention particulière à la coordination intra-équipe
Dans le cadre de projets en équipe il est primordial d’organiser et opérer une communication régulière et suffisante avec les différents acteurs de votre projet. Celle-ci facilitera la collaboration au sein de votre équipe mais aussi la collaboration avec les différentes équipes du CCCA-BTP. Il est utile de prévoir des points d’échanges réguliers avec les différents acteurs mais aussi de concevoir et transmettre des ordres du jours en amont de ces moments d’échanges ainsi que des comptes-rendus. Les modèles de compte-rendu de COPIL réalisés par la Direction des Appels à Projets et des Expérimentations peuvent vous guider dans cette étape.
9. Suivre attentivement l’avancée du projet et ses résultats
Afin d’atteindre les objectifs fixés, il est indispensable de respecter le planning et le budget définis. Pour cela des outils de reporting peuvent être mis en place, ils permettent de suivre les avancements des différentes actions. Le reporting donne de la visibilité aux différents acteurs du projet sur son avancement global et facilite la collaboration sur le reste à faire. De plus, le reporting vous permet d’ajuster la planification des actions à venir et de gérer les imprévus. Vous pourrez vous aider des différents modèles (reporting, planning, temps d’équipe) créés par le CCCA-BTP.
10. Valoriser, essaimer et promouvoir les résultats du projet
La phase de valorisation prévue par le CCCA-BTP marque l’aboutissement de votre projet. Chaque production réalisée peut prendre plusieurs formes : guide méthodologique, modes opératoires, fichiers de travail, benchmark, retour d’expériences bilan d’actions, compte-rendu, vidéo promotionnelle, évènement dédié, etc. Dans le cadre de l’essaimage, la diffusion et le partage de ces productions auprès d’autres structures revêt un caractère obligatoire tel que mentionné dans le cahier des charges. Ces différentes actions contribuent à l’attractivité et à la valorisation de vos activités et de votre établissement, sur votre territoire et au-delà.
Le CCCA-BTP se mobilise et vous accompagne tout au long de votre projet : contactez-nous au 01.40.64.26.76 pour plus d’informations !
La Direction des Appels à Projets et des Expérimentations du CCCA-BTP