5. Planifier et prioriser les différentes étapes pour un cadencement fluide des travaux
Il est nécessaire de concevoir un planning précis des différentes étapes et actions à entreprendre. Lister les ressources nécessaires et les responsables pour chaque action à mener vous permettra de prioriser et d’estimer la charge nécessaire. Afin de cadencer la vie du projet, incorporer des jalons clés dans ce planning est fondamental, non seulement pour rythmer la progression du projet, mais aussi pour aligner les étapes clés avec le calendrier de financement. Les modèles de dossier de projet et de planning prévisionnel créés par le CCCA-BTP peuvent être téléchargés depuis la plateforme appels à projets et vous permettront de concevoir ces différentes étapes et d’organiser leur réalisation.
6. Définir clairement les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet
Lors du lancement d’un projet il est nécessaire de définir clairement pour chaque acteur son rôle et ses responsabilités. Cette définition garantira la réalisation des différentes actions et facilitera la coopération. L’équipe d’un projet est déterminante, il est nécessaire de répartir les différents rôles et responsabilités en fonction des compétences des acteurs mais aussi en cohérence avec leurs disponibilités.
7. Intégrer la gestion des risques au suivi de l’avancement du projet
Il est important de mettre en place une gestion des risques tout au long du projet car ils évoluent en continu. Une matrice des risques est un outil d’identification des risques en estimant à la fois leur probabilité d'occurrence et leur niveau de gravité. Cette matrice peut être mise à jour et revue lors de réunion de suivi de l’équipe-projet. Cette gestion améliore la communication, la prise de décision et l’anticipation. Elle minimisera les retards dus à des imprévus et permettra d’assurer la réussite du projet.
8. Dédier une attention particulière à la coordination intra-équipe
Dans le cadre de projets en équipe il est primordial d’organiser et opérer une communication régulière et suffisante avec les différents acteurs de votre projet. Celle-ci facilitera la collaboration au sein de votre équipe mais aussi la collaboration avec les différentes équipes du CCCA-BTP. Il est utile de prévoir des points d’échanges réguliers avec les différents acteurs mais aussi de concevoir et transmettre des ordres du jours en amont de ces moments d’échanges ainsi que des comptes-rendus. Les modèles de compte-rendu de COPIL réalisés par la Direction des Appels à Projets et des Expérimentations peuvent vous guider dans cette étape.
9. Suivre attentivement l’avancée du projet et ses résultats
Afin d’atteindre les objectifs fixés, il est indispensable de respecter le planning et le budget définis. Pour cela des outils de reporting peuvent être mis en place, ils permettent de suivre les avancements des différentes actions. Le reporting donne de la visibilité aux différents acteurs du projet sur son avancement global et facilite la collaboration sur le reste à faire. De plus, le reporting vous permet d’ajuster la planification des actions à venir et de gérer les imprévus. Vous pourrez vous aider des différents modèles (reporting, planning, temps d’équipe) créés par le CCCA-BTP.
10. Valoriser, essaimer et promouvoir les résultats du projet
La phase de valorisation prévue par le CCCA-BTP marque l’aboutissement de votre projet. Chaque production réalisée peut prendre plusieurs formes : guide méthodologique, modes opératoires, fichiers de travail, benchmark, retour d’expériences bilan d’actions, compte-rendu, vidéo promotionnelle, évènement dédié, etc. Dans le cadre de l’essaimage, la diffusion et le partage de ces productions auprès d’autres structures revêt un caractère obligatoire tel que mentionné dans le cahier des charges. Ces différentes actions contribuent à l’attractivité et à la valorisation de vos activités et de votre établissement, sur votre territoire et au-delà.
Le CCCA-BTP se mobilise et vous accompagne tout au long de votre projet : contactez-nous au 01.40.64.26.76 pour plus d’informations !
La Direction des Appels à Projets et des Expérimentations du CCCA-BTP